Basın toplantısı düzenlemeden önce aklınızda bulundurmanız gerekenler

Evet, konumuz; basın toplantıları. Düzenlediğiniz toplantının amacına uygun olarak gerçekleştirilmesi ve mesajlarınızın doğru hedef kitleye eksiksiz bir biçimde ulaşması için yapmanız gerekenleri 6 maddeye sığdırdık. İyi toplantılar ve işte en önemli noktalar:

* Basın toplantıları sadece sizin ağzınızdan çıkan sözlerden oluşmaz. Bu nedenle, düzenleyeceğiniz toplantının planlamasını doğru yapmalısınız. İşin en önemli kısmı medyada yeralacak fotoğraflar ve videolardır.  Doğru bir algı yaratmak için ekip çalışması ve hazırlığın şart olduğunu unutmayın. Kötü organize edilmiş bir basın toplantısı, imajınızı tamir edilmesi zor bir biçimde zedeleyebilir. 

* Doğru zamanı seçmelisiniz. Basın toplantınız çok erken veya çok geç bir saatte olursa bu, muhabirlerin işini zorlaştırabilir. En uygun zamanın, sabahın öğleden hemen önceki saatleri (10:30-11:00 gibi) olduğunu söyleyebiliriz. Böylece muhabirlere, trafiğin rahatladığı  bir zamanda ulaşımı kolayca sağlama ve toplantının ardından hemen ofise dönüp haberi hazırlama olanağı vermiş olursunuz.

* Basın toplantısı için yer seçimi çok önemli. Karanlık veya gürültülü bir ortamda yapılan çekimler sağlıklı bir sonuç vermeyecektir. Açık havada yapılan toplantılar da her zaman risklidir; ani bir sağanağın bastırmayacağını kim garanti edebilir ki…

* Yazılı dokümanı unutmayın. Bir konuda kapsamlı bir bilgi verecek veya önemli bir açıklama yapacaksanız, muhabirler mutlaka yazılı bir basın açıklaması ister. Elinizde söz konusu basın bülteninin herkese dağıtacak kadar çok kopyası bulunduğundan emin olun. Yalnız, bu metinleri toplantının başında dağıtırsanız, gelen muhabirlerin sizi dinlememe riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz. Bırakın onlar notlarını  alsın,  siz çıkışta ayrıntılı metni yine dağıtın.

* Gelebilecek soruları önceden düşünüp yanıtları kafanızda tasarlayın. Önceden pratik yapmak ve hatta bir takım kalıp cümleler belirlemek sizi rahatlatır. Medyayı çağırıyorsanız onlara iyi bir görüntü ve iyi malzeme vermelisiniz. İlgi çekici bir içerik oluşturmaya ve ‘akılda kalıcı’, ‘flaş’ cümleler kurmaya gayret edin. Haber olmak için haber değeri taşımalısınız. Bunun için görsel materyallerden de faydalanabilirsiniz.

* Son olarak; sosyal medyayı kullanmayı ihmal etmeyin. Günümüzde twitter ve facebook hesabına sahip olmak pek çok meslek grubu için bir ayrıcalık değil, bir zorunluluk. Basın toplantınız sırasında konuşmanın önemli kısımlarını ve fotoğrafları sosyal medya üzerinden anında duyurması için bir kişiyi görevlendirmeniz yerinde olacaktır. Kolay gelsinJ Fulya AKBUGA.

Türk Televizyon Tarihi’ndeki İlkler

·        İlk TRT yayını: 31 Ocak 1968

·        TV’de ilk görüntü ve anons: Nuran Emren (Devres)

·        İlk haber bültenini okuyan spiker: Zafer Cilasun

·        İlk hava durumu sunucusu: Zeynep Arıduru

·        İlk yarışma programı: ‘Bildiklerimiz, Gördüklerimiz, Duyduklarımız’

·        İlk spor-magazin programı: Telespor

·        TRT’de ilk canlı maç yayını: TRT ilk kez, 1971 yılında İzmir'de oynanan Karşıyaka Spor Kulübü ile İstanbulspor arasında oynanan futbol maçını naklen verdi.

·        İlk renkli yayın: TRT ilk renkli naklen yayınını 12.05.1976' da İslam Ülkeleri Zirve Konferansı' ndan yaptı. (31.12.1981' de Televizyonda ilk kez bir yılbaşı gecesi programı renkli olarak yayınlandı. 15.03.1984 tarihinden itibaren de TRT Televizyon programlarının tümü renkli olarak yapılmaya başlandı.)

·        Olacak O Kadar programının ilk yayın tarihi: Ekim 1988

·        Yalan Rüzgarı dizisinin Türkiye’deki ilk yayın tarihi:  1 Ocak 1990. Dizi TRT 2'de, 29 Aralik 1989'da biten Zenginler De Ağlar dizisinin yerine başlamıştır. TRT, önceleri bu diziyi 60 bolum olarak satın aldı fakat gördüğü büyük ilgi üzerine dizinin daha sonraki bölümlerini de satın aldı ve Türkiye’deki yayın haklarını Aralık 1993 tarihine kadar elinde tuttu.

·        İlk özel televizyon Magic Box Star 1’ın ilk yayın tarihi: 5 Mayıs 1990

·        Özel televizyonlardaki ilk kadın hava durumu sunucusu: Seçil Erus (1992-Interstar)

·        İlk müzik televizyonu: Kral TV

·        Kral TV’de yayınlanan ilk klip: Burak Kut – Benimle Oynama

·        Show TV ve Show Radyo’nun ilk yayın tarihi: 1 Mart 1991

·        Show TV’nin ilk Genel Müdürü Güneri Civaoğlu

·        Hulki Cevizoğlu’nun Ceviz Kabuğu programının ilk yayınladığı kanal: HBB (Türkiye’nin beşinci özel televizyonu Has Bilgi Birikim)

·        İlk talk-show programlarından Laf Lafı Açıyor’un ilk yayın tarihi: 20 Eylül 1991

Radyo ve Televizyonda başarılı bir röportaj vermenin 7 yolu...

Herhangi bir canlı yayın mecrasında, röportaj yapan için belli kurallar olduğu gibi,  röportaj yapılan kişi için de, -yayının iyi geçmesi adına- bir takım kurallar, daha doğrusu tavsiyeler söz konusudur. İşte onlardan bir kaçı:

* Sıcak ve samimi olun. Röportaj verdiğiniz alan politika, tıp, magazin veya edebiyat olabilir; bu hiç önemli değil, önemli olan sizin ders vermiyor olduğunuz, izlenmesi ve hatta sürükleyici olması ümit edilen bir sohbetin önemli bir parçası olduğunuz gerçeğidir.  Unutmayın, sıkıcı konu yoktur, sıkıcı konuk vardır.  Röportaj başladığında mutlaka gülümseyin, dinamik ve canlı bir tonda, sanki arkadaş ortamında sizden bir şey anlatmanız istenmiş gibi, sıcak bir havada konuşmaya başlayın. 

* Asla didaktik bir tarz benimsemeyin. Canlı yayında amaç, izleyiciyi/dinleyiciyi  ‘orada’ tutmaktır. Dolayısıyla, kitap cümleleri yerine hayatın içinden örneklerin seçildiği, basit cümleler ve kolay anlaşılır ifadeler seçin.  Sakın önceden söyleyeceklerinizi yazıp da, kelimesi kelimesine önünüzdeki kağıttan okumayın.  Notlarınızın yanınızda bulunmasında bir sakınca yok ama onları yalnızca belli noktaları hatırlama amacıyla elinizde tutun.

* Sorulara çok kısa veya çok uzun yanıtlar vermeyin.  Az konuşan konuklar da,  sazı eline alıp konudan konuya atlayanlar da radyo veya televizyon programları için pek  tercih edilmezler. Eğer sunucu sizin sözünüzü kesiyorsa bilin ki ya zaman daralıyor, ya rejiden bir uyarı aldı ya da sohbet  sıkıcı bir hale geldi. Bir sonraki soru sorulduğunda da sakın; ‘Şu konuyu bir bitireyim de, öyle bu soruyu cevaplayayım’ demeyin, söylemek istediklerinizi aralara sıkıştırmak veya son sözünüz için size verilen zamanı kullanmak daha uygun olacaktır.

* Ön görüşmede sunucuyla iyi bir iletişim kurun. Yayında anlatacaklarınızı sunucu veya yapımcıya ana başlıklar halinde özetlemek  ve kendiniz hakkında kısa bir bilgi vermek doğru bir yöntemdir. Herşeyi önceden anlatırsanız, yayın sırasında ‘anlattım’ zannedip önemli noktaları eksik bırakabilirsiniz.

* Her program sunucusu maalesef sizin beklediğiniz kadar deneyimli ve rahat olmayabilir. Böyle durumlarda kontrolü elinize alın ve gereksiz soruları karşı tarafı küçümsemeden, doğru yönledirmelerle yanıtlayın. Canlı yayında sunucuyu bozmak size puan kaybettirir, onun bilgisizliğini seyirci zaten algılayacaktır.

* İlginç örnekler verin, teknik terimlerden uzak durun.  Konuyu  anlatırken örneklerle zenginleştirin. (Kendi hayatınızdan veya örneğin doktorsanız  hastalarınızın yaşadığı olaylardan örnekler verebilirsiniz.) Gündemi takip edin, izleyici sizin konunuzla ilgili son gelişmeler sizden öğrensin. Ve, sohbeti  her  yaş ve eğitim grubundan insanın  anlayabileceği düzeyde; basit ve ilgi çekici ayrıntılarla süslerseniz, vazgeçilmez konuklar listesine adınızı yazdırabilirsiniz.

* Son olarak; televizyonda görüntü, radyoda ise ses ve konuşma çok önemlidir. Bu yüzden  katılacağınız televizyon programı öncesinde görünüşünüzle ilgili iyi bir hazırlık yapın. Gideceğiniz kanalda kuaför olmama ihtimaline karşı saçınızı mutlaka yaptırın ama abartıdan kaçının. Genelde makyözler konukların  makyajlarıyla,  sunucuların  veya  sanatçıların makyajıyla olduğu kadar çok uğraşmazlar. Eğer kadınsanız,  hafif bir makyajla gidin; oradaki makyöze sadece rötuşlar kalsın, böylece yayına hazırlanacak  daha çok zamanınız olur.  Radyo yayınına da, uykusuz veya çok aç çıkmmaanız tavsiye edilir; çünkü konsantrasyonunuz bozulduğu anda diliniz sürçmeye başlar. Bu arada  radyo ya da televizyon farketmez; program yapımcısından yanınıza mutlaka bir bardak su ve peçete isteyin, yayın sırasında ihtiyacınız olabilir.

Başarılar, siz dürüst ve kendiniz olun ve konuya hakimiyetinizi  hissettirin yeter:)

Protokol sunumlarında dikkat edilmesi gereken 6 nokta:

  

İş hayatında çoğumuz paneller, açılışlar, anma törenleri, resmi davetler gibi bir takım organizasyonların içinde yeralırız; bazen bu etkinliklerin katılımcı tarafında, bazen de tören organizasyonunun tam ortasında...  

Diyelim ki, işin organizasyon tarafına geçtiniz ve gece gündüz çalışarak davetlileri, programı ve salonu ayarladınız. Ve, büyük gün geldi… Belki sadece 1-2 saat sürecek bir etkinlik ama en ufak bir hata prestijinizi kaybetmenize neden olabilir.

Hazırlanan programa yüzde yüz uygun olmasa da, sorunsuz bir akış çoğunlukla etkinliğin sunuş tarzına ve sunucuya bağlıdır çünkü eksikleri kapatan da, sorunları yansıtmamayı başaran kişi de, o olmalıdır. İşte protokol sunumlarında göz önünde bulundurulması gereken en önemli noktalar:

* Protokol sunumlarında takdimler ve etkinliğin sunumu için profesyonel bir sunucuyla çalışmak şarttır çünkü herhangi bir kurum çalışanı veya deneyimsiz bir kişi, heyecanına yenilebilir veya son anda yaşanabilecek aksiliklerin üstesinden gelemeyebilir. Bu tarz, ‘önemli’ kişilerin katıldığı törenlerde program önceden bellidir ancak yine de akış son ana kadar kesinlik kazanmaz. Genellikle geciken veya gelmekten vazgeçen kişiler olur, konuşmacılar, ödül verecek kişiler, kurdeleyi kesecek isimler sürekli değişir. ‘Master of Ceremonies’ de denen profesyonel sunucu, sadece elindeki metni okuyan değil, akışı başından sonuna kadar takip eden, gerekli yerlerde müdahale edip yönlendirmeleri yapan, koordinasyonu sağlayan ve organizasyon ekibiyle sürekli irtibat halinde olan kişidir ve sahnede olup bitenleri yönetir. Dolayısıyla kurum içi ufak törenlerde bile ‘Hadi sen sunuver!’ yaklaşımı son derece tehlikelidir. Mecbur kalınan durumlarda ise etkinliği sunacak kişi mutlaka iyi bir hazırlık yapmalı, yapacağı işi asla küçümsememelidir.

* Açılışlar, paneller, anma törenleri gibi resmi sunumlarda genelde kısa bir giriş konuşması yapılır. Davetlilerin isimleri protokol sırasına göre okunarak ve sonrasında ‘… ve değerli konuklar’ ibaresi eklenerek konuklara/katılımcılara ‘hoşgeldiniz’ denir. Tören,  sunucunun  ‘…falanca etkinliğin açış konuşmasını  yapmak üzere  filanca kişiyi huzurlarınıza davet ediyorum’ anonsuyla başlar.  (Genelde kullanılan ‘Açılış Konuşması’ ifadesi doğru değildir, bu kalıbın ‘Açış Konuşması’ olarak kullanılması tavsiye edilir.)

* Bizim ülkemizde, tören, toplantı ve açılışlarda konuşmalar genellikle asttan üste doğru yapılır.  En üst makamı temsil eden kişi veya onur konuğu, en son konuşur. Bu durum bazı ülkelerde farklıdır. Örneğin Polonya’da en önemli konuk ilk konuşmayı yaparken, Fransa’da onurlandırılmak istenen kişinin konuşması sona bırakılır. Bizde çoğunlukla ilk durum geçerlidir ve konuşmalar sırasında genellikle astlar teknik konuları ve ayrıntıları, üstler ise stratejik ve politik konuları dile getirirler. Genelde bir kurumu veya birimi bir kişi temsil eder. Konuşmaların üslubu kişiye bağlıdır; üst düzey toplantılarda bile ölçülü bir samimiyet  tercih sebebidir. Nezaket elden bırakılmamalı, bunun dışında yapılan konuşma çok uzatılmamalıdır. 

* Kürsüye davet edilen kişilerin isimleri ve unvanları mutlaka doğru söylenmeli, herhangi bir hataya meydan vermemek için bir kaç kişiye sorularak  teyit edilmelidir. Ön hazırlık şarttır ancak başta da söylediğimiz gibi bu tarz toplantılarda pek çok ‘son dakika’ değişikliği olduğu için, değişen isimler en azından bu kişilerin çevresindekilere, varsa basın danışmanlarına  sorularak onay alınır. Kürsünün/sahnenin yakınında sunucunun işini kolaylaştıracak ve organizasyona hakim bir kişi mutlaka bulunmalı ve sunucuya  gerekli durumlarda yardımcı olmalıdır.

* Sunucunun atlamaması gereken bir husus da, konuşma yapacak kişilerin kim oldukları konusunda fikir sahibi olmasıdır. Bir kişiyi sahneye davet ederken başka birine bakarak anons yaparsa bu, onu ve organizasyonu yapanları kötü duruma düşürür.  Bu arada kimse emrivaki olarak sahneye davet edilmeyi sevmez. Bir konuğun doğaçlama olarak konuşma yapması isteniyorsa kendisine mutlaka sorulmalı; sahneden ‘Bu arada filanca da aramızda, sizden de birkaç söz duymak  isteriz’ gibi kişiyi zor durumda bırakacak cümleler, habersiz olarak sarfedilmemelidir. Ayrıca kimseye ‘Bey’, ‘Hanım’, ‘Paşam’, ‘Müdürüm’ , vb. hitap edilmemesi gerekir, ‘Sayın Aydın’ , ‘Sayın Cumhurbaşkanı’, ‘Sayın Büyükelçi’, vb. ifadeleri kullanılmalıdır.

* Protokol sunumlarında teknik konular çok önemlidir. Mikrofonun  ses seviyesi önceden kontrol edilmeli, sunucu akış sırasında;  ses ve müzik ayarını yapan kişiyle göz temasını kaybetmemelidir. Gelen konukların mikrofona yakın konuşmalarının sağlanması veya kürsüye yönlendirilmeleri gibi konular da  sunucunun  ve hosteslerin görevidir.  Etkinlik sonrasında toplu bir fotoğraf çekimi olacaksa, bunun organizasyonu da önceden yapılmalı; konukların ne tarafa bakacakları, ne kadar süre kürsüde kalacakları gibi konular da sunucunun kontrolünde konuklara aktarılmalıdır.

5 Adımda Sahne Korkusunu Yenin!

Sizin de önemli bir sunum ya da konuşmadan önce karnınız ağrıyor, ağzınız kuruyor, elleriniz terliyor,kalbiniz çarpıyor veya nefesiniz kesiliyorsa hiç endişelenmeyin, son derece normalsiniz! Asıl sorun savaşmak ya da vazgeçmek. Buna karar vermeniz gerekiyor. ‘Korktuğunuz şeyi yapın, korkunun ölmesi kaçınılmazdır’...

* Topluluk önünde konuşma korkusunu yenmenin ilk adımı: Kabul etmek. Evet, sizin böyle bir korkunuz var ve bu durum içinizdeki potansiyelin dışarı çıkmasını engelliyor, sizi rahatsız ediyor ve hatta utandırıyor! Kabul edin, rahatlayın..

* Denemekten korkmayın. Unutmayın, iyi bir konusma yapmak icin iyi bir konusmacı olmanız gerekmiyor. Öncesinde iyi hazırlanmak ve konuya hakim olmak şartıyla herkes ama herkes iyi bir konuşma yapabilir. Sadece denemelisiniz. Belki ilk sefer 10 üzerinden 10 alacağınız bir sunum olmaz ama en zor olan da ilk seferdir. Ünlü filozof Emerson demiş ki; ‘ Bir şeyi bir kere yaptıysan ikinci kez de yapabilirsin. İkinci kez de yapabildiysen, artık bunu bir alışkanlık haline getirebilirsin.’ 

* Katil heyecani yapıcı heyecana dönüştürmeye çalışın. Sahneye çıktığınız anda ağzınız kilitlenir, beyniniz durur ve nerde olduğunuzu bile unutursunuz. Bunun adı: katil heyecan. İlk dakikaları atlatsanız bile konuşma sırasında içinizden sürekli olarak ‘bitse de kurtulsam’ dersiniz ki bu, çok tehlikeli bir durumdur çünkü yüzünüzdeki gerginlik, sesinizdeki titreme izleyiciye birebir yansır, onlar da sizinle birlikte gerilir ve sıkılarak tıpkı sizin gibi konuşmanızın bitmesini beklerler. Anlattıklarınızdan keyif almak, o anı zevkle yaşamak ve enerji dolu bir performans sergilemek için yapıcı heyecan duymalısınız. Içinizde varolan enerjiyi dışa çıkarmalı, onun rüzgarıyla ilerlemelisiniz. Bunun yolu da pozitif telkinden geçer. Konuşmanızı hazırladıktan sonra iyice prova yapmanız, sonrasında da ‘bu işi en iyi şekilde başaracağım’ diye kendinize defalarca hatırlatmanız gerekiyor. Asla negatif düşünmeyin ve şunu da aklınızdan çıkarmayın; Sizin içinizde ne olduğunu kimse bilmiyor!

* Sunum sırasında kendinize asla dışarıdan bakmayın. Sahneye ilk çıktığınızda ‘Eyvah, kimbilir ne kadar ne kadar heyecanlı görünüyorum’ diye düşünürseniz yine kendinizi dibe sürüklemiş olursunuz. ‘Korkuyu arkanızda bırakın ve harekete geçin!’ Karşınızdakileri sizi izleyen onlarca çift göz değil de, bir tarladaki mısır koçanları olarak hayal etmeye çalışın.

* Bir anda cok heyecanlanıp ne söyleyeceğinizi unuttuysanız; tek bir kişiye bakın, birkaç saniye düşünün ve kafanızdakileri toparlayın. Sonra derin bir nefes alın biraz tutun sonra verin.. Dik durun, gülümseyin ve tekrar konuşmaya baslayin. Konsantre olduktan sonra, o an’in disina asla çıkmayın. Bol şans:)