Protokol sunumlarında dikkat edilmesi gereken 6 nokta:

  

İş hayatında çoğumuz paneller, açılışlar, anma törenleri, resmi davetler gibi bir takım organizasyonların içinde yeralırız; bazen bu etkinliklerin katılımcı tarafında, bazen de tören organizasyonunun tam ortasında...  

Diyelim ki, işin organizasyon tarafına geçtiniz ve gece gündüz çalışarak davetlileri, programı ve salonu ayarladınız. Ve, büyük gün geldi… Belki sadece 1-2 saat sürecek bir etkinlik ama en ufak bir hata prestijinizi kaybetmenize neden olabilir.

Hazırlanan programa yüzde yüz uygun olmasa da, sorunsuz bir akış çoğunlukla etkinliğin sunuş tarzına ve sunucuya bağlıdır çünkü eksikleri kapatan da, sorunları yansıtmamayı başaran kişi de, o olmalıdır. İşte protokol sunumlarında göz önünde bulundurulması gereken en önemli noktalar:

* Protokol sunumlarında takdimler ve etkinliğin sunumu için profesyonel bir sunucuyla çalışmak şarttır çünkü herhangi bir kurum çalışanı veya deneyimsiz bir kişi, heyecanına yenilebilir veya son anda yaşanabilecek aksiliklerin üstesinden gelemeyebilir. Bu tarz, ‘önemli’ kişilerin katıldığı törenlerde program önceden bellidir ancak yine de akış son ana kadar kesinlik kazanmaz. Genellikle geciken veya gelmekten vazgeçen kişiler olur, konuşmacılar, ödül verecek kişiler, kurdeleyi kesecek isimler sürekli değişir. ‘Master of Ceremonies’ de denen profesyonel sunucu, sadece elindeki metni okuyan değil, akışı başından sonuna kadar takip eden, gerekli yerlerde müdahale edip yönlendirmeleri yapan, koordinasyonu sağlayan ve organizasyon ekibiyle sürekli irtibat halinde olan kişidir ve sahnede olup bitenleri yönetir. Dolayısıyla kurum içi ufak törenlerde bile ‘Hadi sen sunuver!’ yaklaşımı son derece tehlikelidir. Mecbur kalınan durumlarda ise etkinliği sunacak kişi mutlaka iyi bir hazırlık yapmalı, yapacağı işi asla küçümsememelidir.

* Açılışlar, paneller, anma törenleri gibi resmi sunumlarda genelde kısa bir giriş konuşması yapılır. Davetlilerin isimleri protokol sırasına göre okunarak ve sonrasında ‘… ve değerli konuklar’ ibaresi eklenerek konuklara/katılımcılara ‘hoşgeldiniz’ denir. Tören,  sunucunun  ‘…falanca etkinliğin açış konuşmasını  yapmak üzere  filanca kişiyi huzurlarınıza davet ediyorum’ anonsuyla başlar.  (Genelde kullanılan ‘Açılış Konuşması’ ifadesi doğru değildir, bu kalıbın ‘Açış Konuşması’ olarak kullanılması tavsiye edilir.)

* Bizim ülkemizde, tören, toplantı ve açılışlarda konuşmalar genellikle asttan üste doğru yapılır.  En üst makamı temsil eden kişi veya onur konuğu, en son konuşur. Bu durum bazı ülkelerde farklıdır. Örneğin Polonya’da en önemli konuk ilk konuşmayı yaparken, Fransa’da onurlandırılmak istenen kişinin konuşması sona bırakılır. Bizde çoğunlukla ilk durum geçerlidir ve konuşmalar sırasında genellikle astlar teknik konuları ve ayrıntıları, üstler ise stratejik ve politik konuları dile getirirler. Genelde bir kurumu veya birimi bir kişi temsil eder. Konuşmaların üslubu kişiye bağlıdır; üst düzey toplantılarda bile ölçülü bir samimiyet  tercih sebebidir. Nezaket elden bırakılmamalı, bunun dışında yapılan konuşma çok uzatılmamalıdır. 

* Kürsüye davet edilen kişilerin isimleri ve unvanları mutlaka doğru söylenmeli, herhangi bir hataya meydan vermemek için bir kaç kişiye sorularak  teyit edilmelidir. Ön hazırlık şarttır ancak başta da söylediğimiz gibi bu tarz toplantılarda pek çok ‘son dakika’ değişikliği olduğu için, değişen isimler en azından bu kişilerin çevresindekilere, varsa basın danışmanlarına  sorularak onay alınır. Kürsünün/sahnenin yakınında sunucunun işini kolaylaştıracak ve organizasyona hakim bir kişi mutlaka bulunmalı ve sunucuya  gerekli durumlarda yardımcı olmalıdır.

* Sunucunun atlamaması gereken bir husus da, konuşma yapacak kişilerin kim oldukları konusunda fikir sahibi olmasıdır. Bir kişiyi sahneye davet ederken başka birine bakarak anons yaparsa bu, onu ve organizasyonu yapanları kötü duruma düşürür.  Bu arada kimse emrivaki olarak sahneye davet edilmeyi sevmez. Bir konuğun doğaçlama olarak konuşma yapması isteniyorsa kendisine mutlaka sorulmalı; sahneden ‘Bu arada filanca da aramızda, sizden de birkaç söz duymak  isteriz’ gibi kişiyi zor durumda bırakacak cümleler, habersiz olarak sarfedilmemelidir. Ayrıca kimseye ‘Bey’, ‘Hanım’, ‘Paşam’, ‘Müdürüm’ , vb. hitap edilmemesi gerekir, ‘Sayın Aydın’ , ‘Sayın Cumhurbaşkanı’, ‘Sayın Büyükelçi’, vb. ifadeleri kullanılmalıdır.

* Protokol sunumlarında teknik konular çok önemlidir. Mikrofonun  ses seviyesi önceden kontrol edilmeli, sunucu akış sırasında;  ses ve müzik ayarını yapan kişiyle göz temasını kaybetmemelidir. Gelen konukların mikrofona yakın konuşmalarının sağlanması veya kürsüye yönlendirilmeleri gibi konular da  sunucunun  ve hosteslerin görevidir.  Etkinlik sonrasında toplu bir fotoğraf çekimi olacaksa, bunun organizasyonu da önceden yapılmalı; konukların ne tarafa bakacakları, ne kadar süre kürsüde kalacakları gibi konular da sunucunun kontrolünde konuklara aktarılmalıdır.