İş hayatında çoğumuz paneller,
açılışlar, anma törenleri, resmi davetler gibi bir takım organizasyonların
içinde yeralırız; bazen bu etkinliklerin katılımcı tarafında, bazen de tören organizasyonunun
tam ortasında...
Diyelim ki, işin organizasyon
tarafına geçtiniz ve gece gündüz çalışarak davetlileri, programı ve salonu
ayarladınız. Ve, büyük gün geldi… Belki sadece 1-2 saat sürecek bir etkinlik
ama en ufak bir hata prestijinizi kaybetmenize neden olabilir.
Hazırlanan programa yüzde yüz uygun olmasa da,
sorunsuz bir akış çoğunlukla etkinliğin sunuş tarzına ve sunucuya bağlıdır
çünkü eksikleri kapatan da, sorunları yansıtmamayı başaran kişi de, o olmalıdır.
İşte protokol sunumlarında göz önünde bulundurulması gereken en önemli
noktalar:
* Protokol sunumlarında takdimler ve etkinliğin
sunumu için profesyonel bir sunucuyla çalışmak şarttır çünkü herhangi bir kurum
çalışanı veya deneyimsiz bir kişi, heyecanına yenilebilir veya son anda yaşanabilecek
aksiliklerin üstesinden gelemeyebilir. Bu tarz, ‘önemli’ kişilerin katıldığı
törenlerde program önceden bellidir ancak yine de akış son ana kadar kesinlik
kazanmaz. Genellikle geciken veya gelmekten vazgeçen kişiler olur,
konuşmacılar, ödül verecek kişiler, kurdeleyi kesecek isimler sürekli değişir.
‘Master of Ceremonies’ de denen profesyonel sunucu, sadece elindeki metni okuyan
değil, akışı başından sonuna kadar takip eden, gerekli yerlerde müdahale edip
yönlendirmeleri yapan, koordinasyonu sağlayan ve organizasyon ekibiyle sürekli
irtibat halinde olan kişidir ve sahnede olup bitenleri yönetir. Dolayısıyla kurum
içi ufak törenlerde bile ‘Hadi sen
sunuver!’ yaklaşımı son derece tehlikelidir. Mecbur kalınan durumlarda ise
etkinliği sunacak kişi mutlaka iyi bir hazırlık yapmalı, yapacağı işi asla
küçümsememelidir.
* Açılışlar, paneller, anma törenleri gibi resmi
sunumlarda genelde kısa bir giriş konuşması yapılır. Davetlilerin isimleri
protokol sırasına göre okunarak ve sonrasında ‘… ve değerli konuklar’ ibaresi eklenerek konuklara/katılımcılara ‘hoşgeldiniz’ denir. Tören, sunucunun ‘…falanca
etkinliğin açış konuşmasını yapmak
üzere filanca kişiyi huzurlarınıza davet
ediyorum’ anonsuyla başlar. (Genelde
kullanılan ‘Açılış Konuşması’ ifadesi
doğru değildir, bu kalıbın ‘Açış Konuşması’
olarak kullanılması tavsiye edilir.)
* Bizim ülkemizde, tören, toplantı ve açılışlarda
konuşmalar genellikle asttan üste doğru yapılır. En üst makamı temsil eden kişi veya onur
konuğu, en son konuşur. Bu durum bazı ülkelerde farklıdır. Örneğin Polonya’da
en önemli konuk ilk konuşmayı yaparken, Fransa’da onurlandırılmak istenen
kişinin konuşması sona bırakılır. Bizde çoğunlukla ilk durum geçerlidir ve
konuşmalar sırasında genellikle astlar teknik konuları ve ayrıntıları, üstler
ise stratejik ve politik konuları dile getirirler. Genelde bir kurumu veya
birimi bir kişi temsil eder. Konuşmaların üslubu kişiye bağlıdır; üst düzey
toplantılarda bile ölçülü bir samimiyet tercih sebebidir. Nezaket elden bırakılmamalı,
bunun dışında yapılan konuşma çok uzatılmamalıdır.
* Kürsüye davet edilen kişilerin isimleri ve unvanları
mutlaka doğru söylenmeli, herhangi bir hataya meydan vermemek için bir kaç
kişiye sorularak teyit edilmelidir. Ön
hazırlık şarttır ancak başta da söylediğimiz gibi bu tarz toplantılarda pek çok
‘son dakika’ değişikliği olduğu için, değişen isimler en azından bu kişilerin
çevresindekilere, varsa basın danışmanlarına sorularak onay alınır. Kürsünün/sahnenin
yakınında sunucunun işini kolaylaştıracak ve organizasyona hakim bir kişi
mutlaka bulunmalı ve sunucuya gerekli
durumlarda yardımcı olmalıdır.
* Sunucunun atlamaması gereken bir husus da,
konuşma yapacak kişilerin kim oldukları konusunda fikir sahibi olmasıdır. Bir
kişiyi sahneye davet ederken başka birine bakarak anons yaparsa bu, onu ve
organizasyonu yapanları kötü duruma düşürür.
Bu arada kimse emrivaki olarak sahneye davet edilmeyi sevmez. Bir
konuğun doğaçlama olarak konuşma yapması isteniyorsa kendisine mutlaka
sorulmalı; sahneden ‘Bu arada filanca da
aramızda, sizden de birkaç söz duymak
isteriz’ gibi kişiyi zor durumda bırakacak cümleler, habersiz olarak
sarfedilmemelidir. Ayrıca kimseye ‘Bey’,
‘Hanım’, ‘Paşam’, ‘Müdürüm’ , vb.
hitap edilmemesi gerekir, ‘Sayın Aydın’
, ‘Sayın Cumhurbaşkanı’, ‘Sayın Büyükelçi’, vb. ifadeleri
kullanılmalıdır.
* Protokol sunumlarında teknik konular çok
önemlidir. Mikrofonun ses seviyesi
önceden kontrol edilmeli, sunucu akış sırasında; ses ve müzik ayarını yapan kişiyle göz
temasını kaybetmemelidir. Gelen konukların mikrofona yakın konuşmalarının
sağlanması veya kürsüye yönlendirilmeleri gibi konular da sunucunun
ve hosteslerin görevidir. Etkinlik sonrasında toplu bir fotoğraf çekimi
olacaksa, bunun organizasyonu da önceden yapılmalı; konukların ne tarafa
bakacakları, ne kadar süre kürsüde kalacakları gibi konular da sunucunun
kontrolünde konuklara aktarılmalıdır.